Lolos seleksi bukan akhir proses. Setelah memperoleh dana, kelompok memasuki tahap yang menuntut akuntabilitas lebih besar.
Menggunakan dana sesuai RAB
Dana hanya boleh digunakan untuk kebutuhan yang telah disetujui. Kelompok perlu menentukan siapa yang:
- melakukan pembayaran;
- mencatat transaksi;
- menyimpan bukti;
- memeriksa kesesuaian dengan RAB;
- menyusun laporan;
- menyampaikan penggunaan dana kepada anggota.
Dana program perlu dipisahkan dari keuangan pribadi. Pengeluaran di luar RAB dapat menyebabkan pemeriksaan ulang, penundaan termin kedua, kewajiban pengembalian, atau sanksi.
Menyimpan bukti transaksi
Setiap pengeluaran perlu didukung oleh:
- nota;
- kwitansi;
- daftar penerimaan;
- bukti transfer;
- kontrak atau bukti pengadaan;
- dokumen lain yang sah.
Bukti sebaiknya langsung diberi nomor dan dicatat. Menunda pencatatan hingga akhir kegiatan meningkatkan risiko bukti hilang atau tidak dapat dicocokkan dengan RAB.
Mendokumentasikan kegiatan
Dokumentasi mencakup:
- kondisi sebelum kegiatan;
- proses;
- peserta;
- lokasi;
- hasil;
- kondisi setelah;
- foto;
- video;
- daftar hadir;
- laporan tertulis;
- data lokasi atau geotagging apabila disyaratkan.
Panduan mewajibkan kegiatan didokumentasikan dalam bentuk foto, video, dan laporan tertulis. Penerima juga wajib mendukung monitoring dengan menyediakan data dan informasi yang benar.
Mengelola perubahan
Perubahan dapat terjadi karena cuaca, harga, ketersediaan bibit, kondisi lokasi, jumlah peserta, atau keterlambatan pencairan.
Namun, kelompok tidak boleh mengubah jadwal, lokasi, target, atau anggaran secara sepihak. Perubahan perlu dikomunikasikan dan mengikuti mekanisme persetujuan.
Mematuhi perlindungan lingkungan dan sosial
Kegiatan harus memperhatikan:
- status dan izin lokasi;
- kesesuaian jenis tanaman;
- keselamatan peserta;
- hak masyarakat adat;
- keterlibatan perempuan;
- akses kelompok rentan;
- keterbukaan informasi;
- pencegahan konflik;
- konservasi habitat;
- pengelolaan sampah kegiatan.
Kegiatan yang bertujuan lingkungan tetap dapat menimbulkan kerugian apabila dilakukan di lahan bermasalah, menggunakan jenis tanaman yang tidak sesuai, atau mengabaikan masyarakat lokal.
Menyampaikan laporan
Laporan narasi mencakup:
- kegiatan yang dilaksanakan;
- waktu dan lokasi;
- jumlah serta profil peserta;
- output;
- outcome;
- kendala;
- perubahan;
- tindak lanjut;
- pembelajaran.
Laporan keuangan mencakup:
- anggaran disetujui;
- realisasi;
- selisih;
- penjelasan;
- bukti transaksi.
Setelah laporan diverifikasi, penerima dapat memperoleh pencairan berikutnya atau diminta mengembalikan sisa dana.
Dokumen asli, termasuk nota dan kwitansi, harus dikirimkan setelah laporan akhir terverifikasi. Penyalahgunaan dana dapat menyebabkan pengembalian dana, pembatalan hibah, dan larangan mengajukan program berikutnya.