Tahap ini dalam dokumen sumber disebut identifikasi dan seleksi kelompok. Untuk materi LMS, istilah penilaian kesiapan kelompok lebih tepat digunakan agar tidak menimbulkan kesan bahwa PATTIRO menentukan penerima hibah.
PATTIRO menilai kesiapan untuk kepentingan pendampingan. Keputusan penerima tetap berada pada BPDLH dan pengelola program.
Tujuan Tahap Identifikasi
Tahap ini bertujuan:
- memperoleh profil awal kelompok;
- mengenali isu dan wilayah kerja;
- mengetahui rekam jejak;
- memetakan dokumen;
- menilai kapasitas kelompok;
- mengenali hambatan;
- menetapkan penanggung jawab;
- merancang kebutuhan pendampingan;
- membantu pembuatan akun komunitas.
Dokumen Update Praktik Baik Small Grant menjelaskan bahwa tahap ini difokuskan pada pengumpulan dan verifikasi data awal kelompok, penetapan penanggung jawab pendamping atau community organizer, serta fasilitasi pembuatan akun.
Langkah Pendampingan
1. Memetakan calon kelompok
PATTIRO dan mitra daerah mengidentifikasi komunitas melalui jejaring, organisasi mitra, pemerintah, atau informasi dari masyarakat.
2. Mengidentifikasi isu dan wilayah kerja
Pendamping memeriksa apakah kelompok benar-benar bekerja pada isu yang berkaitan dengan lingkungan dan kehutanan.
3. Memeriksa rekam jejak
Rekam jejak dapat berupa:
- kegiatan swadaya;
- program sebelumnya;
- dokumentasi;
- laporan sederhana;
- dukungan pemerintah;
- kerja sama dengan organisasi lain;
- publikasi atau media sosial.
Rekam jejak tidak harus berasal dari proyek besar, tetapi harus benar dan dapat dijelaskan.
4. Menilai kelembagaan
Pendamping memeriksa:
- struktur;
- kepengurusan;
- daftar anggota;
- penanggung jawab;
- pembagian peran;
- proses pengambilan keputusan.
5. Memeriksa legalitas dan dokumen
Dokumen diperiksa agar kelompok mengetahui bagian yang sudah tersedia dan yang masih harus dilengkapi.
6. Menilai kepemilikan gagasan
Pendamping memastikan bahwa ide berasal dari masalah dan kebutuhan yang dipahami kelompok, bukan dibuat sepenuhnya oleh pihak luar.
7. Menilai kejelasan lokasi
Lokasi perlu dinilai dari sisi:
- keberadaan;
- akses;
- koordinat;
- status lahan;
- izin;
- risiko;
- kesesuaian kegiatan.
8. Menilai kapasitas mengikuti proses
Kelompok perlu mempunyai waktu, penanggung jawab, sarana komunikasi, dan komitmen mengikuti coaching clinic serta menyelesaikan revisi.
9. Mengidentifikasi hambatan digital
Pendamping memeriksa:
- ketersediaan perangkat;
- kualitas internet;
- email;
- nomor telepon;
- kemampuan mengunggah dokumen;
- keamanan akun.
10. Menetapkan penanggung jawab pendampingan
Setiap kelompok memerlukan kontak yang jelas dari komunitas dan mitra pendamping agar komunikasi tidak terputus.
11. Membuat akun milik komunitas
Pendamping dapat memfasilitasi proses teknis, tetapi email, nomor telepon, dan kata sandi harus diketahui kelompok.
12. Menyusun rencana kerja pendampingan
Rencana dapat mencakup:
- jadwal pengumpulan dokumen;
- penyusunan draf;
- pemeriksaan lokasi;
- coaching clinic;
- revisi;
- finalisasi;
- pengunggahan.