Sebelum membuat akun dan menyusun proposal, kelompok perlu menilai kesiapannya. Tujuannya bukan untuk mencari kelemahan, melainkan memastikan bahwa usulan benar-benar dipahami, dimiliki, dan dapat dilaksanakan oleh kelompok.
A. Kesiapan kelembagaan
Kelompok perlu mempunyai:
- nama dan identitas yang jelas;
- struktur atau pengurus;
- penanggung jawab;
- daftar anggota;
- pembagian peran;
- mekanisme pengambilan keputusan;
- dokumen pembentukan atau legalitas;
- alamat atau sekretariat;
- mekanisme komunikasi internal;
- pihak yang bertanggung jawab atas keuangan;
- kesediaan mengikuti mekanisme rekening program.
Tidak semua kelompok mempunyai bentuk legalitas yang sama. Sekolah, kelompok tani hutan, komunitas desa, organisasi mahasiswa, dan kelompok perhutanan sosial menggunakan dokumen yang berbeda. Yang terpenting adalah legalitas atau dokumen pembentukan sesuai kategori pengusul dan ketentuan program.
Anggota juga perlu mengetahui serta menyetujui usulan. Proposal yang hanya diketahui ketua dan pendamping berisiko menimbulkan masalah ketika kegiatan mulai dilaksanakan.
B. Kesiapan substansi
Kelompok perlu memastikan bahwa:
- masalah lingkungan telah diidentifikasi;
- masalah didukung informasi lapangan;
- penyebab dan dampaknya dipahami;
- lokasi kegiatan jelas;
- akses atau izin terhadap lokasi tersedia;
- kegiatan sesuai tema FOLU;
- penerima manfaat jelas;
- target dapat diukur;
- kegiatan sesuai kapasitas kelompok;
- risiko telah dipertimbangkan;
- terdapat rencana pemeliharaan;
- terdapat rencana keberlanjutan.
Untuk kegiatan penanaman, kelompok perlu memastikan status lahan, kesesuaian jenis tanaman, sumber bibit, waktu tanam, metode perawatan, serta siapa yang bertanggung jawab apabila tanaman mati.
C. Kesiapan administratif dan digital
Dokumen yang umumnya dibutuhkan meliputi:
- email dan nomor telepon aktif;
- identitas penanggung jawab;
- KTP penanggung jawab;
- profil kelompok;
- SK pembentukan;
- akta apabila relevan;
- daftar anggota;
- surat rekomendasi;
- sertifikat yang relevan;
- dokumentasi kegiatan sebelumnya;
- laporan kegiatan serupa;
- peta dan koordinat lokasi;
- bukti izin atau legalitas lahan;
- rancangan proposal;
- Rencana Anggaran Biaya.
Penggunaan akun kelompok, nomor telepon dan email aktif, profil kelompok, identitas penanggung jawab, serta dokumen pendukung yang menunjukkan kesiapan dan kredibilitas.
Panduan teknis juga mengatur bahwa satu kelompok hanya dapat mempunyai satu akun dan registrasi hanya dapat dilakukan selama periode pembukaan.
Kesiapan menghadapi keterbatasan digital
Kelompok di wilayah terpencil perlu menyiapkan strategi khusus apabila jaringan internet tidak stabil.
Strategi yang dapat dilakukan antara lain:
- menyiapkan dokumen jauh sebelum tenggat;
- menyimpan salinan di lebih dari satu perangkat;
- menentukan tempat dengan jaringan lebih stabil;
- mengompres dokumen sesuai ukuran sistem;
- menunjuk lebih dari satu anggota yang memahami akun;
- menyimpan kata sandi secara aman;
- meminta bantuan teknis tanpa menyerahkan kepemilikan akun.