Finalisasi merupakan tahap untuk memastikan bahwa proposal siap diajukan secara substansi, administratif, keuangan, dan digital. Tahap ini bukan hanya memperbaiki ejaan atau tampilan dokumen.
Dokumen praktik baik menjelaskan bahwa tahap akhir pendampingan berfokus pada penyempurnaan proposal, kelengkapan seluruh dokumen, serta kesiapan pengajuan melalui platform BPDLH.
A. Pemeriksaan Substansi
Pendamping dan komunitas memeriksa:
- apakah masalah dijelaskan dengan jelas;
- apakah solusi menjawab masalah;
- apakah tema sesuai;
- apakah tujuan menggambarkan perubahan;
- apakah kegiatan mendukung tujuan;
- apakah penerima manfaat jelas;
- apakah target realistis;
- apakah indikator dapat diukur;
- apakah terdapat risiko;
- apakah ada rencana pemeliharaan;
- apakah keberlanjutan dijelaskan.
Proposal juga perlu diperiksa dari sudut pandang pembaca yang tidak mengenal kelompok. Informasi yang dianggap jelas oleh komunitas belum tentu dipahami verifikator.
B. Pemeriksaan RAB
RAB diperiksa untuk memastikan:
- kegiatan dan anggaran konsisten;
- volume benar;
- satuan tepat;
- harga wajar;
- jumlah peserta sama dengan proposal;
- total perhitungan benar;
- kondisi geografis diperhitungkan;
- tidak ada pengeluaran yang dilarang;
- setiap pengeluaran dapat dibuktikan;
- anggaran tidak dibesarkan hanya untuk mencapai pagu maksimal.
C. Pemeriksaan Dokumen
Kelompok perlu memastikan:
- file dapat dibuka;
- ukuran sesuai;
- format sesuai;
- nama file jelas;
- nama kelompok konsisten;
- identitas penanggung jawab benar;
- surat masih berlaku;
- legalitas tersedia;
- peta dan koordinat sesuai;
- izin lokasi tersedia;
- dokumentasi dapat dibaca;
- seluruh dokumen memiliki salinan.
D. Pemeriksaan Akun dan Pengunggahan
Sebelum pengunggahan:
- akun harus dikendalikan komunitas;
- email dan nomor telepon harus aktif;
- kata sandi tersimpan dengan aman;
- seluruh kolom telah diisi;
- dokumen telah terunggah;
- proposal tersimpan;
- RAB yang diunggah merupakan versi final;
- bukti pengajuan disimpan;
- kontak penanggung jawab siap menerima klarifikasi.
Pendampingan Batch 5 juga menegaskan bahwa akun merupakan milik komunitas dan profil harus diisi secara valid, terutama data kontak.
Simulasi Pengunggahan
Sebelum pengajuan resmi, pendamping dapat melakukan simulasi untuk:
- memperkenalkan tampilan sistem;
- memeriksa ukuran file;
- memastikan urutan dokumen;
- melatih komunitas mengelola akun;
- mengurangi kesalahan saat batas waktu mendekat.
Simulasi tidak berarti pendamping memegang akun selamanya. Setelah kelompok memahami proses, pengendalian tetap berada pada komunitas.
Setelah Proposal Diunggah
Kelompok masih perlu:
- menyimpan seluruh versi final;
- menyimpan bukti pengajuan;
- memantau email dan nomor telepon;
- menyiapkan diri untuk klarifikasi;
- tidak mengubah data tanpa arahan;
- membagikan informasi pengajuan kepada anggota;
- memahami bahwa hasil seleksi belum dapat dijamin.
Dalam seluruh tahapan tersebut, PATTIRO dan mitra daerah membantu komunitas memahami ketentuan, memperbaiki usulan, dan menghadapi hambatan. Namun, komunitas tetap menjadi pemilik gagasan, akun, proposal, kegiatan, anggaran, dan laporan.
Pendampingan harus dilakukan secara sukarela, tanpa biaya, tanpa janji kelulusan, dan dengan memperhatikan transparansi, akuntabilitas, inklusivitas, perlindungan lingkungan dan sosial, serta kemandirian komunitas.