1. Kegiatan dibuat hanya karena ada pendanaan
Kelompok memilih kegiatan setelah melihat peluang hibah, bukan berdasarkan kebutuhan wilayah.
Akibatnya, program tidak mempunyai dukungan sosial dan sulit dilanjutkan.
Yang perlu dilakukan: mulai dari masalah serta potensi lokal, kemudian menilai kesesuaiannya dengan tema program.
2. Masalah tidak didukung informasi lapangan
Proposal hanya berisi penjelasan umum mengenai perubahan iklim tanpa menjelaskan lokasi, penyebab, dampak, dan masyarakat terdampak.
Yang perlu dilakukan: gunakan foto, pengamatan, data desa, peta, pengalaman masyarakat, dan informasi lokal.
3. Proposal ditulis sepenuhnya oleh pendamping
Kelompok tidak memahami isi proposal, RAB, akun, atau kewajibannya.
Yang perlu dilakukan: pendamping membantu proses belajar dan perbaikan, sementara keputusan dan tanggung jawab tetap dimiliki komunitas.
4. Target terlalu besar
Jumlah peserta, tanaman, lokasi, atau hasil tidak sesuai dengan kapasitas kelompok, waktu, dan anggaran.
Yang perlu dilakukan: tetapkan target realistis dan terukur.
Pengalaman AOPGI menunjukkan bahwa jumlah peserta yang jauh melampaui target menuntut penyesuaian manajemen lapangan dan koordinasi secara cepat.
5. RAB tidak konsisten dengan kegiatan
Jumlah peserta di proposal berbeda dengan RAB, harga tidak mempunyai dasar, atau pengeluaran tidak berkaitan dengan kegiatan.
Yang perlu dilakukan: periksa setiap komponen, volume, satuan, harga, dan hubungannya dengan kegiatan.
6. Lokasi tidak jelas
Kegiatan direncanakan pada lahan yang belum mempunyai izin atau berpotensi sengketa.
Yang perlu dilakukan: siapkan bukti izin, rekomendasi, peta, koordinat, dan persetujuan pihak terkait.
7. Dokumentasi kegiatan sebelumnya tidak disimpan
Kelompok mempunyai pengalaman, tetapi tidak dapat menunjukkannya kepada verifikator.
Yang perlu dilakukan: simpan foto, daftar hadir, notulen, laporan, surat, dan publikasi sejak awal.
Kajian PATTIRO menunjukkan bahwa dokumentasi bukan sekadar birokrasi, melainkan memori organisasi yang memperkuat kredibilitas untuk mengakses pendanaan berikutnya.
8. Tidak ada rencana pemeliharaan
Program berhenti setelah kegiatan selesai.
Yang perlu dilakukan: tentukan siapa yang memelihara, jadwal pemantauan, kebutuhan biaya, dan sumber dukungan.
9. Satu atau dua orang menguasai seluruh proses
Akun, proposal, dana, dan laporan hanya diketahui oleh sedikit orang.
Yang perlu dilakukan: bagi peran, libatkan anggota, dan lakukan pemeriksaan internal.
10. Laporan baru dipikirkan setelah kegiatan selesai
Nota hilang, foto tidak lengkap, peserta tidak tercatat, dan perubahan tidak didokumentasikan.
Yang perlu dilakukan: siapkan sistem dokumentasi dan keuangan sebelum kegiatan dimulai.
11. Menganggap pendamping menjamin kelulusan
Kelompok menyerahkan seluruh proses atau bersedia membayar pihak tertentu karena menganggap hibah dapat dijamin.
Yang perlu dilakukan: pahami bahwa seleksi merupakan kewenangan pengelola. Pendamping hanya membantu peningkatan kapasitas.
12. Menyalin proposal kelompok lain
Judul, kegiatan, jenis tanaman, target, dan RAB disalin tanpa menilai kondisi lokal.
Yang perlu dilakukan: gunakan praktik baik sebagai pembelajaran prinsip, bukan sebagai isi proposal yang disalin.
13. Tidak mengantisipasi keterlambatan
Kelompok tidak mempunyai rencana cadangan ketika pencairan terlambat, cuaca berubah, narasumber batal, atau lokasi tidak tersedia.
Kajian PATTIRO mencatat bahwa keterlambatan pencairan memengaruhi jadwal penanaman, pelatihan, dan produksi. Bagi KUPS Topehvu, keterlambatan juga memengaruhi siklus budidaya trigona yang membutuhkan waktu sebelum panen.
Yang perlu dilakukan: buat matriks risiko dan jadwal alternatif, tetapi jangan menganggap kelompok harus selalu menyediakan dana talangan.
14. Mengabaikan dinamika sosial
Kegiatan dapat menghadapi kesalahpahaman, tekanan, atau kepentingan pihak tertentu.
AOPGI Banten menghadapi hambatan dari pihak yang salah memahami program sebagai proyek dengan pendanaan besar. Dukungan jaringan masyarakat dan komunikasi publik membantu menjaga keberlangsungan kegiatan.
Yang perlu dilakukan: petakan pemangku kepentingan, jelaskan tujuan serta sumber dana secara terbuka, dan bangun koordinasi sejak awal.
15. Mengukur keberhasilan hanya dari jumlah peserta
Banyak peserta belum tentu menghasilkan perubahan.
Yang perlu dilakukan: ukur pengetahuan, perilaku, kualitas keterlibatan, hasil ekologis, dan keberlanjutan.