Proses Small Grant berlangsung secara bertahap. Pengiriman proposal bukan akhir proses, melainkan awal dari rangkaian verifikasi, penetapan, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban.
Tahap 1: Pembukaan periode dan registrasi
Pengusul perlu:
- memantau pengumuman resmi;
- membaca petunjuk teknis;
- memastikan kategori penerima;
- membuat akun pada periode pembukaan;
- menggunakan email dan nomor telepon aktif;
- memastikan satu kelompok menggunakan satu akun;
- mengisi profil;
- mencantumkan penanggung jawab;
- menyimpan akses akun.
Panduan teknis menyatakan bahwa registrasi hanya dapat dilakukan ketika periode Small Grant dibuka. Informasi pembukaan diumumkan melalui situs dan media sosial BPDLH.
Tahap 2: Pengajuan usulan
Pengusul kemudian:
- memilih tema;
- menentukan subtema;
- memilih jenis kegiatan;
- mengisi judul;
- menjelaskan latar belakang;
- merumuskan tujuan;
- menentukan lokasi;
- menyusun jadwal;
- menentukan penerima manfaat;
- menjelaskan kegiatan;
- menyusun RAB;
- mengunggah proposal;
- melengkapi dokumen pendukung;
- memeriksa kembali data.
Identitas kelompok, penanggung jawab, lokasi, target, jumlah peserta, dan anggaran harus konsisten di seluruh dokumen.
Tahap 3: Verifikasi administrasi dan teknis
Verifikasi administrasi memeriksa:
- profil;
- identitas;
- legalitas;
- daftar anggota;
- rekomendasi;
- proposal;
- RAB;
- dokumen lokasi;
- format file;
- ukuran file.
Verifikasi teknis menilai:
- kesesuaian dengan tujuan program;
- kejelasan masalah;
- relevansi solusi;
- kapasitas kelompok;
- kelayakan lokasi;
- target;
- dampak;
- anggaran;
- risiko;
- keberlanjutan.
Kelompok yang lolos administrasi dapat dihubungi untuk klarifikasi dan penilaian teknis. Usulan yang tidak memenuhi persyaratan tidak dapat melanjutkan ke tahap berikutnya.
Tahap 4: Validasi dan penetapan
Pada tahap validasi, proposal dapat:
- lolos tanpa catatan;
- diminta melakukan perbaikan;
- dinyatakan tidak melanjutkan.
Perbaikan sering berkaitan dengan RAB, target, lokasi, jadwal, atau konsistensi dokumen. Pengusul perlu menyelesaikan perbaikan pada waktu yang ditetapkan.
Kelompok yang lolos kemudian ditetapkan sebagai penerima dan menandatangani Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak atau SPTJM. Dokumen ini menegaskan tanggung jawab penerima atas kebenaran data, pelaksanaan kegiatan, penggunaan dana, pelaporan, dan pengembalian dana apabila ada kewajiban.
Tahap 5: Pencairan dan pelaksanaan
Tahapan ini mencakup:
- pembukaan rekening;
- pencairan termin pertama;
- pelaksanaan sesuai proposal;
- penggunaan dana sesuai RAB;
- dokumentasi;
- monitoring;
- evaluasi.
Dalam ketentuan Tahap 4, dana dicairkan dua tahap. Usulan sampai Rp25 juta memperoleh pencairan awal 90 persen, sedangkan usulan di atas Rp25 juta memperoleh pencairan awal 70 persen. Sisa dana dicairkan setelah laporan diverifikasi. Ketentuan ini merupakan contoh mekanisme Tahap 4 dan dapat berubah.
Tahap 6: Pelaporan dan penyelesaian
Penerima wajib:
- menyusun laporan kegiatan;
- menyusun laporan keuangan;
- mengunggah bukti;
- mengikuti verifikasi laporan;
- memperbaiki laporan apabila diperlukan;
- menerima termin berikutnya atau mengembalikan sisa;
- mengirimkan dokumen asli;
- menyelesaikan rekening program.
Panduan teknis menetapkan laporan termin pertama disampaikan paling lambat tujuh hari setelah kegiatan selesai. Laporan harus dilengkapi bukti pendukung.
Ringkasan alur
Pembukaan periode → registrasi → pengajuan proposal → verifikasi administrasi → verifikasi teknis → validasi → penetapan → SPTJM → pembukaan rekening → pencairan → pelaksanaan → pelaporan → verifikasi laporan → pencairan lanjutan atau pengembalian dana → pengiriman dokumen asli.